Travel Management

Aktuelle Compliance-Aspekte bei Geschäftsreisen

Neben der Erfüllung von Meldepflichten haben der zunehmende Einsatz von Künstlicher Intelligenz sowie die Nutzung der Sharing Economy großen Einfluss auf die Compliance im Travel Management.

Der Verband Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) hat erste Ergebnisse der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2019 anlässlich einer Pressekonferenz Ende Februar 2019 in Frankfurt am Main präsentiert. Aus Compliance-Sicht sind von den insgesamt fünf hervorgehobenen Themenblöcken – Brexit, Meldepflichten, Digitalisierung, Künstliche Intelligenz (KI) und Sharing Economy – insbesondere die Erfüllung von Meldepflichten und die Compliance-Aspekte, die der Einsatz der KI mit sich bringt, sowie Nebeneffekte der Sharing Economy wichtig.

EU-Meldepflicht und A1-Bescheinigung derzeit größte bürokratische Hürden

Für mehr als die Hälfte der befragten Unternehmen sind die Meldepflicht von Geschäftsreisenden in das EU- und EFTA-Ausland sowie der zu erbringende Nachweis der deutschen Sozialversicherung („A1-Bescheinigung”) die derzeit größten bürokratischen Hürden im Travel Management.

„Die verschärften EU-Entsenderichtlinien stellen Unternehmen vor immense organisatorische Probleme und bedeuten insbesondere für den breit aufgestellten deutschen Mittelstand einen oftmals nicht zu stemmenden Zusatzaufwand”, so VDR-Präsidiumsmitglied Christoph Carnier. Die Zuständigkeiten für die Einhaltung der EU-Richtlinien sind in Unternehmen unterschiedlich verteilt. In ca. 40 Prozent der befragten Firmen ist u.a. die Personalabteilung, bei rund einem Fünftel sind die Reisenden selbst verantwortlich. Weitere 23 Prozent gaben an, die Zuständigkeit noch nicht abschließend geklärt zu haben. Das Travel Management kann bei diesem Thema nur selten federführend sein, was Carnier begrüßt: „Sozialversicherungsrechtliche Aspekte des Personalwesens sollten auch dort von den entsprechenden Experten bearbeitet werden, um Fehler zu vermeiden.”

Kosteneinsparungen und bessere Compliance durch Künstliche Intelligenz (KI)

Die Travel Manager großer Firmen werden in den kommenden fünf Jahren zunehmend Künstliche Intelligenz (KI) einsetzen, um ihre unternehmensinternen Prozesse zu vereinfachen. Den größten Nutzen sehen sie darin, Kosten einzusparen (59 Prozent Zustimmung) und die Rate der Richtlinieneinhaltung (Compliance) zu erhöhen (62 Prozent Zustimmung). Arbeitsplätze im betrieblichen Mobilitätsmanagement sind nach mehrheitlicher Ansicht der Befragten durch den Einsatz künstlicher Intelligenz aber nicht gefährdet.

Akzeptanz von Sharing-Economy-Angeboten wächst

Deutlich im Aufwind befinden sich Sharing-Economy-Angebote. Inzwischen erlauben 47 Prozent der befragten deutschen Unternehmen ihren Mitarbeitern, Übernachtungen über ein Sharing-Economy-Portal zu buchen. Das sind 14 Prozentpunkte mehr als noch vor einem Jahr.

Auch die Akzeptanz von Carsharing wächst: Gestatteten 2018 noch 55 Prozent der größten Unternehmen entsprechende Angebote zu nutzen, so sind es in diesem Jahr bereits 63 Prozent. In den vergangenen Jahren hatten vor allem sicherheits- und versicherungstechnische Bedenken zu einer mehrheitlichen Ablehnung von Sharing-Economy-Angeboten durch die Geschäftsreiseverantwortlichen geführt. Bei Fahrdiensten bleiben die Firmen nach wie vor eher zurückhaltend.

Die vollständige VDR-Geschäftsreiseanalyse mit den endgültigen Ergebnissen wird im Juni 2019 vorgestellt und dann unter www.geschaeftsreiseanalyse.de veröffentlicht werden. 

Prüfungsleitfaden Travel Management Geschäftsreisen, neben Datenaustausch und virtuellen Meetings oft wichtiger Kommunikationskanal zu externen oder internen Gesprächspartnern, sind zeit- und kostenintensiv. Sie erfordern ein angemessenes Travel-Management, das strategische und operative Maßnahmen zur Planung, Organisation und Kontrolle der Geschäftsreiseaktivitäten einschließlich der Motivationselemente Zeit, Komfort und Sicherheit steuert. Erarbeitet vom DIIR-Arbeitskreis „Revision Personalmanagement und interne Dienstleistungen”, entwickelt dieser Leitfaden typische Prüfungsansätze, um die Wirksamkeit von Travel-Management-Systemen zu beurteilen und zu verbessern. Behandelt werden u.a.: Strukturen, IT und Internes Kontrollsystem Reiserichtlinien Beschaffung von Reiseleistungen Reiseabwicklungsphasen Reisesicherheit und Krisenmanagement Unabhängig von Größe, betrieblichem Reisevolumen oder eingesetzter IT, ob im öffentlichen oder privaten Sektor: Der modulare Aufbau des Leitfadens unterstützt Sie bei der Erstellung passgenauer Prüfungskonzepte und Checklisten für die spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation.

(ESV/ps)

Programmbereich: Management und Wirtschaft