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Die Arbeit im Homeoffice erfordert eine völlig neue IT-Struktur. (Foto: privat/Lena Guntenhöner)

Erfahrungen mit der Digitalisierung einer Geschäftsstelle

Gastbeitrag von Stefan Nährlich (Berlin)
25.06.2020
Zur Aufrechterhaltung der eigenen Arbeitsfähigkeit hat die Stiftung Aktive Bürgerschaft ihre Geschäftsstelle in diesem Frühjahr digitalisiert. Damit können die 15 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice weitgehend genauso arbeiten wie bislang im Büro.

Die Büroanwesenheit wurde auf einen Tag in der Woche reduziert. Die 250 Quadratmeter Bürofläche der Geschäftsstelle wurden eingetauscht gegen 15 Terrabyte Cloudspeicher und Websoftwarelösungen.

Statt der Nutzung büroüblich ausgestatteter PCs mit lokal installierter Software und Zugriff auf die Dateien des lokalen Büroservers kommt jetzt die bei einem Internetprovider gemietete Softwarelösung Office 365 Business Standard (jetzt Microsoft 365) mit Accounts für alle Mitarbeiter zum Einsatz. Der Zugriff der Kolleginnen und Kollegen auf die neue Arbeitsumgebung erfolgt über einen Webbrowser aus dem Homeoffice über private Computer. Dabei wird keine Verbindung vom Homeoffice in die Geschäftsstelle hergestellt, sondern auf die webbasierte Arbeitsumgebung. Die Dateien liegen in dem mit der gemieteten Software zur Verfügung gestellten Internetspeicherplatz, der Cloud.

Auch an den Bürotagen nutzen die Angestellten in der Geschäftsstelle nicht die alte Arbeitsstruktur, sondern, wie aus dem Homeoffice, die in der Cloud liegenden Programme und Dateien. Um Videokonferenzen durchführen zu können, musste ein Teil der Mitarbeiter noch mit Headsets und Webcams ausgestattet werden. Da die Deutsche Telekom im Haus der Stiftungsgeschäftsstelle inmitten des Berliner Regierungsviertels lediglich Internetzgang mit 16 MBit/s anbietet, wurde zu einem Kabelanschlussanbieter gewechselt und der Internetzugang auf 400 MBit/s erhöht.

Zentrales Instrument der digitalen Geschäftsstelle der Stiftung Aktive Bürgerschaft ist eine Online „Kollaborationssoftware“, die koordinierte Arbeitsabläufe durch eine einheitliche Plattform für Aufgabenzuweisungen, Echtzeitzusammenarbeit, Besprechungen, Dateienspeicherung, Wissensmanagement und mehr bietet. Das sich die Stiftung Aktive Bürgerschaft aus der Vielzahl der angebotenen Tools für Microsoft 365 entschieden hat, liegt an der Verfügbarkeit, der Leistungsfähigkeit, an der Vertrautheit und an den Kosten. Der schon bisher genutzte Provider bietet Microsoft 365 an, die Miete und Einrichtung ließ sich einfach und schnell bewerkstelligen. Zudem wurde die Wahrscheinlichkeit als hoch bewertet, dass die gewählte Lösung auch in fernerer Zukunft am Markt verfügbar sein wird.

Der Leistungsumfang entspricht den Anforderungen der Stiftung und der Anbieter war auch in der Lage, die Funktionalität der Onlinesoftware bei einer in kurzer Zeit stark gestiegenen Nachfrage aufrechtzuerhalten. Teile des Microsoft 365 Pakets sind den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stiftung vertraut, weil Programme wie Outlook, Word usw. bereits zuvor verwendet wurden. Die Kosten der gemieteten Microsoft 365 Version liegen mit etwa 5 Euro pro Monat und Mitarbeiter in einem akzeptablen Rahmen. Seit Ende April gibt es dieses Paket für gemeinnützige Organisationen bei Microsoft auf Antrag kostenlos. Auch mit Smartphones und Tablets können Programme wie Teams, Outlook, Word usw. über Mobile Apps genutzt werden.

Neben der Aufrechterhaltung der Arbeitsfähigkeit während der Corona-Krise war die Umstellung auf eine weitgehend digitale Geschäftsstelle dem Stiftungsanspruch geschuldet, Gutes besser tun zu wollen. Dies gilt zum einen für die Unterstützung von Bürgerstiftungen und Service-Learning-Schulen, es kann zum anderen aber auch für die Bürgerstiftungen selbst gelten.

Der vollständige Artikel erscheint in der Ausgabe 3/20 der Zeitschrift Stiftung&Sponsoring.

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